Kaupungin ostolaskut julki juhannukseen mennessä – Tietosuojakysymykset ja toiminimien erottelu haasteena

0
Uudenkaupungin ostolaskujen julkistamisprojektia kaupungilla ovat vetäneet talousjohtaja Anne Takala ja laskentapäällikkö Jukka Jokiranta.

Kaupunki aikoo julkaista viime vuoden ostolaskunsa juhannukseen mennessä. Tarkkaa päivämäärää ei kuitenkaan ole vielä lyöty lukkoon. Kaupungin tavoitteena on, että se avaa jatkossa ostolaskudatansa kerran vuodessa keväällä tehtävän tilinpäätöksen jälkeen.

– Suhtaudumme myönteisesti ostolaskujen julkaisemiseen, koska se edistää avoimuutta ja demokratiaa. Ei Uudellakaupungilla ole mitään salattavaa, joten haluamme tarjota asukkaille sen mahdollisuuden, että tietoja pääsee tarkastelemaan. Tosin julkiseksi tarkoitettuja tietoja on tähänkin asti saanut pyytämällä, Uudenkaupungin talousjohtaja Anne Takala kertoo.

Uudellekaupungille tulee vuositasolla noin 30 000 laskua, jotka tiliöidään moneen paikkaan ja joita on käsiteltävä useita lain pykäliä noudattaen. Jatkossa avoimen datan tiedot on tarkoitus julkaista käyttötalous- ja investointimenoina erikseen. Näiden alle tiedot jaotellaan vielä palvelualueittain, esimerkiksi sosiaalipuolen tai teknisen toimen alle.

– Tavalliselle kaupunkilaiselle ei ole välttämättä konkreettista iloa laskujen julkaisusta, mutta hän pääsee halutessaan tarkastelemaan sitä, mitä kaupunki on hankkinut ja miltä taholta. Myös yritykset pääsevät katsomaan tietoja, mutta liikesalaisuuksia tiedoista ei kuitenkaan paljastu, Takala korostaa.

Kimmoke kaupungin ostolaskujen avaamiseen tuli joulukuussa 2019, kun kokoomuksen valtuustoryhmä teki siitä valtuustoaloitteen. Kaupunginhallitus sai selvityksen aloitteesta kesäkuun 2021 kokoukseen ja merkitsi aloitteen silloin käsitellyksi. Päätöksenä oli, että ostolaskudata julkaistaan vuoden 2022 aikana.

– Asiaa oli selvitetty jo ennen kokoomuksen tekemää aloitetta. Olemme osaksi odottaneet Kuntaliitolta selkeämpää ohjeistusta, mutta se ovat yhä epäselvä ja osin tulkinnanvarainen, Takala sanoo.

Ostolaskudatan avaaminen on kunnille vapaaehtoista, joten laista tulevaa velvoitetta siihen ei ole. Suomessa on kuitenkin yli 50 kuntaa, jotka ovat julkaisseet ostolaskutietonsa kunnan verkkosivuilla tai Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämässä valtakunnallisen avoimen datan palvelussa.

Yhtenä ostolaskudatan julkaisemisen päätekijöistä Uudessakaupungissa on laskentapäällikkö Jukka Jokiranta . Hänen johdollaan kaupungin tietojärjestelmiin on tilattu muutostöitä ja ohjelmistoa on vielä muokattu omin voimin kaupungin tarkoituksiin sopivammaksi.

– Emme ole palkanneet tätä varten lisää väkeä, vaan olemme tehneet työtä olemassa olevilla resursseilla muiden töiden ohessa. Pian julkaistava ostolaskudata on ensimmäinen versio ja kehitämme järjestelmää seuraaviksi vuosiksi lisää, Jokiranta kuvailee.

Ostolaskujen julkaisemiseen liittyvät ohjelmistomuutosten kustannukset ovat olleet tuhannen euron luokkaa. Takala laskee mukaan kuitenkin myös kaupungin työntekijöiden työajan useiden viikkojen ajalta.

– Kokonaisuudessaan ostolaskujen ensimmäisen julkaisun kustannukset ovat noin 5 000 euroa, mutta nyt työ on tehty osittain valmiiksi tuleville vuosille, joten jatkossa kustannukset pienevät, Takala lisää.

Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan kuntaan saapunut ostolasku on viranomaisen asiakirja, joka on lähtökohtaisesti julkinen. Esimerkiksi sote-toimialalla on kuitenkin laskuja, joiden osalta kunnan on varmistettava, ettei ostoja voida yhdistää tiettyyn henkilöön.

– Esimerkiksi toiminimien yhteydessä olevat etu- ja sukunimet kuuluvat salattavan tiedon piiriin, mutta osake- ja kommandiittiyhtiöiden tiedot ovat joka tapauksessa julkisia, Takala kuvailee.

Jokaiselle kuuluva tiedonsaantioikeus ei koske salassa pidettäviä tietoja. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävää, on tieto annettava asiakirjan julkisesta osasta, mutta muuten asiakirja on peitettävä.

– Tietosuoja on edelleen ongelmana. Emme voi viedä vahingossa järjestelmästä nettiin salaisia yksilökohtaisia tietoja. Olemme tarkastelleet, miten muut kunnat ovat ratkaisseet näitä asioita ja julkaistuista tiedoista on löytynyt myös muutamia nimiä. Tämän me haluamme välttää, Takala lisää.

Mikä avoin data?

Avoimen datan tulee olla julkista tietoa, mutta kaikki julkinen tieto ei ole avointa dataa.
Avoimella datalla tarkoitetaan julkishallinnon, organisaatioiden tai yritysten tuottamaa tai niille kertynyttä julkista tietoa, joka on avattu kaikkien hyödynnettäväksi.
Julkiseen tietoon kaikilla on pääsy, eli ihmiset pääsevät lukemaan tietoja esimerkiksi verkkosivuilta tai kaupungin kirjaamosta.
Avoin julkinen tieto eli avoin data puolestaan tarkoittaa sitä, että kansalaiset ja yritykset voivat käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa tasavertaisesti julkishallinnon kanssa.

Mikä ostolasku?

Ostolaskut ovat palveluiden, aineiden, tarvikkeiden, tavaroiden ja muiden hyödykkeiden ostoihin liittyvät kirjanpidon laskurivit kaikilta kaupungin palvelualueilta.
Siihen kuuluu kaupungin ja liikelaitosten käyttötalous sekä investoinnit.
Tiedot koostetaan kaupungin kirjanpitojärjestelmästä.
Raportilla näkyvät eurosummat ovat arvonlisäverottomia.

JÄTÄ VASTAUS

Kirjoita kommenttisi!
Kirjoita nimesi tähän